青島用友為您帶來企業(yè)辦公自動化管理問題解決方案介紹

在當(dāng)下這個互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)辦公自動化管理已經(jīng)成為眾多企業(yè)的選擇，可以說是企業(yè)提高管理效率，建立高質(zhì)量高效率交流溝通渠道的主要手段，在這里我們?yōu)槟扑]青島用友U8辦公管理系統(tǒng)。下面就為大家介紹一下他可以為大家解決哪些問題。

一、方案概述

用友U8——OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)，可把日常業(yè)務(wù)、事物、協(xié)作等信息在企業(yè)的各分子公司、部門、群組、個人之間進(jìn)行及時高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、日程/會議管理、常用工具以及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊。從而達(dá)到管理高效全面的管理效果。

總體目標(biāo)是：以先進(jìn)的計算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，以實現(xiàn)企事業(yè)關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個覆蓋全單位的自動化辦公信息平臺。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)本單位移動辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，為本單位建立一個即時有效的信息交流管道，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。

U8辦公自動化管理方案構(gòu)成：公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)+協(xié)同工作+公共信息發(fā)布+知識管理+個人事務(wù)管理

目標(biāo)客戶：1、 注重行政辦公管理的企業(yè)；2、 要求行政辦公與業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合的企業(yè)；3、 類似復(fù)雜制造、新聞出版等企業(yè)。

二、企業(yè)關(guān)鍵需求

2.1 制度的規(guī)范與執(zhí)行得不到保障

診斷：審批周期長，業(yè)務(wù)停滯，特事特辦越來越多，制度流于形式，其管理難點是：

1. 常常因中間環(huán)節(jié)的延誤，如常常因為管理層的出差，導(dǎo)致工作的停頓；2. 積攢的工作變成不得不立即處理的緊急事務(wù)；3. 打破常規(guī)的特事特辦違章處理情況大大增加

2.2 業(yè)務(wù)的溝通和協(xié)作不順暢，導(dǎo)致延誤，效率下降

診斷：部門之間相互推諉扯皮，工作效率下降，組織管理成本上升，其管理難點是：

1． 企業(yè)在涉及到跨部門協(xié)作的時候，經(jīng)常會因為某一個或多個部門的原因而導(dǎo)致工作的延誤；2． 追查的過程中，部門之間大多數(shù)情況下是相互推諉，推卸責(zé)任

2.3 對下級的過程監(jiān)控不到位，信息多級傳遞失真

診斷：信息多級傳遞失真，過程缺乏跟蹤和監(jiān)督，事情的處理結(jié)果事與愿違：

1． 無法做到對下級任務(wù)執(zhí)行過程的全程監(jiān)控；2． 無法及時糾正錯誤并進(jìn)行催辦和督辦；3． 上級交辦的任務(wù)沒有被及時正確的執(zhí)行

2.4 知識的收集、整理與共享困難，員工的生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)提升緩慢

診斷：重要有價值資料的丟失，知識查找困難，不易共享學(xué)習(xí)，降低企業(yè)核心競爭能力：

1． 員工的正常流動對公司來說是很正常的事情，但如果沒有統(tǒng)一的知識管理平臺，關(guān)鍵崗位員工的流失會給企業(yè)造成不可估量的損失；2． 存在這些員工電腦中和個人文件柜中的大量有價值的客戶資料和重要信息會隨著他們的離去而丟失

2.5 時間和計劃的管理不到位，員工的執(zhí)行能力降低，協(xié)作信息缺乏透明度

診斷：工作效率下降，重要事情被疏忽，損失難以彌補(bǔ)：

1． 員工執(zhí)行能力欠缺；2． 協(xié)作信息嚴(yán)重缺乏透明度；3． 時間沖突，全組織的工作效率非常低

2.6 辦公資源管理不妥善，資源利用率低，辦公成本高

診斷：資源閑置浪費，資源使用沖突，企業(yè)運營成本過高，這些問題是：

1． 不能及時、準(zhǔn)確提供企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的資源使用狀況；2． 企業(yè)各種資源的調(diào)動、使用記錄得不到透明化和嚴(yán)格控制；3． 資源的利用率底下；4． 企業(yè)固定資產(chǎn)和管理費用的開支很高；5． 辦公成本很高

三、問題解決對策

3.1 診斷問題：如何提高市場反應(yīng)速度?

對策一：郵件轉(zhuǎn)內(nèi)部協(xié)同：把郵件等外部信息轉(zhuǎn)化為內(nèi)部的協(xié)同，實現(xiàn)內(nèi)外信息的快速交互。

對策二：按業(yè)務(wù)設(shè)流程周期：對于任務(wù)、協(xié)作、審批等流程、關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行周期設(shè)置，保證快速響應(yīng)。

對策三：定制信息收集模板：把信息搜集和反饋的內(nèi)容，通過定制表單模板固定化。

3.2 診斷問題：如何保證訂單的準(zhǔn)時交付？

對策一：公告和新聞：及時的發(fā)布和查閱公司的各種新聞、規(guī)章制度、通知和活動安排等相關(guān)信息。

對策二：網(wǎng)絡(luò)調(diào)查：通過發(fā)起調(diào)查，在企業(yè)范圍內(nèi)廣泛進(jìn)行民意搜集，協(xié)助企業(yè)了解企業(yè)、員工真實情況為高層決策系統(tǒng)提供1真實的信息。

對策三：內(nèi)部論壇：通過開設(shè)各種主題論壇，員工可以自由、輕松展開互動探討，增強(qiáng)組織成員參與的興趣，促進(jìn)內(nèi)部交流溝通，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。

3.3 診斷問題：如何在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行即時交流？

對策一：企業(yè)的即時通訊工具—UTU：可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員的實時溝通、交流，可以支持單人會話、多人會話、文件傳輸、群組協(xié)作、截屏插圖等。

對策二：共享U8AIO的消息及任務(wù)：UTU可搭建在 U8 All-in-One基礎(chǔ)之上 ，用戶在UTU中可以接收來自U8、CRM、PLM的系統(tǒng)消息，實時共享預(yù)警、業(yè)務(wù)通知、工作流任務(wù)的審批等消息及工作任務(wù)

對策三：支持多形式的業(yè)務(wù)通知：用戶在業(yè)務(wù)處理的過程中，可以通過UTU/門戶/手機(jī)/郵件四種方式通知到相關(guān)的人員，比如業(yè)務(wù)主管在查看審批后的訂單后，可以即時給客戶發(fā)郵件并攜帶訂單附件，業(yè)務(wù)主管可以把有問題的訂單鎖定后通知給生產(chǎn)人員、業(yè)務(wù)員等等。

對策四：豐富的業(yè)務(wù)對接：UTU提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與企業(yè)其他各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，除了能夠獲取與其集成的第三方系統(tǒng)的用戶組織外，還支持用戶自建，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)人員與客戶、供應(yīng)商等相關(guān)外部人員的實時溝通。

3.4 診斷問題：如何實現(xiàn)OA與ERP的整合？

對策一：表單直接生成憑證：通過設(shè)置對應(yīng)的科目和憑證定義，審批后的表單直接轉(zhuǎn)化成ERP中的記賬憑證

對策二：消息共享：通過整合人員組織等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及消息推送機(jī)制，門戶消息、待辦任務(wù)、預(yù)警信息可以共享，及時的進(jìn)行業(yè)務(wù)預(yù)警和提醒